Lara-Invoices – Rechnung erstellen

Diese Seite führt durch den Weg von der leeren Rechnung bis zum fertigen, versandbereiten Beleg. Vieles nimmt Ihnen die Anwendung dabei ab – die Steuer rechnet sie selbst, die Rechnungsnummer vergibt sie automatisch.

Kunde und Eckdaten

Am Anfang einer neuen Rechnung wählen Sie den Kunden aus Ihren Stammdaten. Sind seine Adresse und ein Ansprechpartner hinterlegt, übernimmt die Anwendung diese Angaben. Kunden, mit denen Sie häufig arbeiten, werden Ihnen dabei zuerst angeboten. Wie Sie Kunden anlegen, steht unter Stammdaten.

Dazu legen Sie die Eckdaten der Rechnung fest:

• das Rechnungsdatum (das Belegdatum),
• die Zahlungsbedingung – daraus ergibt sich, bis wann die Rechnung fällig ist und ob ein Skonto gilt,
• bei Bedarf eine Notiz oder Bezüge wie Bestell- oder Lieferscheinnummer.

Die Rechnungsnummer müssen Sie nicht selbst eintragen: Sie wird beim Speichern automatisch und fortlaufend vergeben – mehr dazu unter Rechnungsnummern.

Positionen erfassen

Das Herz der Rechnung sind ihre Positionen – die einzelnen Leistungen oder Waren. Für jede Position geben Sie an:

Wiederkehrende Leistungen müssen Sie nicht jedes Mal neu eintippen: Aus dem Leistungskatalog fügen Sie eine hinterlegte Vorlage mit einem Klick als neue Position ein. Und eine gerade erfasste Position können Sie umgekehrt als Vorlage speichern, um sie künftig wiederzuverwenden – siehe Stammdaten.

Die Steuer rechnet die Anwendung

Um die Berechnung müssen Sie sich nicht kümmern: Netto-Summe, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag entstehen automatisch. Die Anwendung fasst dabei alle Positionen mit demselben Steuersatz zusammen und weist die Steuer je Steuersatz getrennt aus – so, wie es auf einer Rechnung stehen muss. Dass die Beträge rechnerisch stimmen, ist damit immer sichergestellt.

Vom Entwurf zum Versand

Eine Rechnung durchläuft mehrere Stadien. Solange sie im Stadium Entwurf ist, können Sie alles frei ändern. Erst wenn Sie zufrieden sind, geht sie hinaus.

• Entwurf – die Rechnung wird bearbeitet und ist noch nicht verschickt.
• Versendet – die E-Rechnung wurde erzeugt und an den Kunden übermittelt.
• Bezahlt – der Rechnungsbetrag ist eingegangen; Sie markieren die Rechnung entsprechend.
• Storniert – die Rechnung wurde zurückgezogen.

Bevor eine Rechnung das Haus verlässt, sehen Sie sie in der Vorschau als fertiges PDF an – genau so, wie der Kunde sie erhält. Überfällige Rechnungen hebt die Übersicht farblich hervor, damit Sie den Überblick behalten.

Verwandte Themen

• Stammdaten – Kunden, Zahlungsbedingungen und den Leistungskatalog pflegen
• Rechnungsnummern – wie die Nummer vergeben wird
• Versand und Anhänge – die fertige Rechnung verschicken und Belege mitgeben
• E-Rechnung verstehen – was beim Erzeugen im Hintergrund passiert