Bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen, lohnt ein kurzer Blick darauf, was eine E-Rechnung eigentlich ist – und warum Lara-Invoices sie so erzeugt, wie es das tut. Diese Seite erklärt die Begriffe ohne technische Tiefe.
Ein PDF, das Sie am Bildschirm ansehen, ist für einen Menschen lesbar – ein Computer sieht darin aber nur ein Bild. Eine E-Rechnung ist mehr: Sie enthält die Rechnungsdaten zusätzlich in einer strukturierten, maschinenlesbaren Form. Die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden kann Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen dann automatisch einlesen, ohne dass jemand sie abtippt.
Genau das verlangt der Gesetzgeber zunehmend: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen – und gegenüber öffentlichen Auftraggebern ohnehin – wird die elektronische Rechnung zur Pflicht. Ein einfaches Bild-PDF genügt dafür nicht mehr.
Lara-Invoices erzeugt die E-Rechnung im Format ZUGFeRD. Das Besondere daran: Es ist ein Hybrid. Sie erhalten eine einzige PDF-Datei, die zwei Dinge zugleich ist:
Ihr Kunde muss sich um nichts kümmern: Wer die Rechnung nur lesen will, öffnet das PDF wie immer. Wer sie automatisch verbuchen will, lässt seine Software die eingebetteten Daten auswerten. Beides steckt in derselben Datei.
Damit die eingebetteten Daten überall verstanden werden, folgen sie einer europaweit einheitlichen Norm: EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie benannt werden – von der Rechnungsnummer über die Steueraufschlüsselung bis zu den Angaben zu Verkäufer und Käufer. Weil sich alle an dieselbe Norm halten, versteht die Software Ihres Kunden Ihre Rechnung, ganz gleich, mit welchem Programm er arbeitet.
Für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland gibt es eine strengere Ausprägung dieser Norm, die XRechnung genannt wird. Lara-Invoices kann die E-Rechnung auch in dieser Form erzeugen.
Ein wichtiger Grundsatz: Was das sichtbare PDF zeigt, und was in den eingebetteten Daten steht, müssen inhaltlich übereinstimmen. Es darf keine Rechnung geben, die auf dem Papier anders aussieht als in den Daten. Lara-Invoices sorgt dafür automatisch, weil beide Sichten aus denselben erfassten Angaben entstehen – Sie pflegen die Rechnung nur einmal.
Damit Ihre E-Rechnung von Anfang an korrekt aufgebaut ist, prüft die Anwendung die Daten, bevor der Beleg erzeugt wird. Stimmt etwas nicht, werden Sie darauf hingewiesen, statt eine fehlerhafte Rechnung zu erhalten.