Vieles auf einer Rechnung wiederholt sich: dieselben Kunden, dieselben Zahlungsbedingungen, dieselben Leistungen. Solche Angaben pflegen Sie einmal als Stammdaten und setzen sie beim Rechnungschreiben mit wenigen Klicks ein. Das spart Zeit und verhindert Tippfehler.
Unter den Kunden hinterlegen Sie alle, an die Sie Rechnungen stellen – mit Firmenname, Anschrift und den steuerlichen Angaben. Beim Anlegen einer Rechnung wählen Sie den Kunden einfach aus; seine Adresse übernimmt die Anwendung dann automatisch.
Bei Bedarf können Sie zu einem Kunden auch eine Kundenreferenz hinterlegen – ein Ordnungskennzeichen, das manche Empfänger (etwa Behörden) für die Zuordnung Ihrer Rechnung benötigen.
Nicht mehr benötigte Kunden können Sie entfernen. Damit bereits geschriebene Rechnungen weiterhin vollständig bleiben, verschwindet ein gelöschter Kunde nur aus der Auswahl – auf den bestehenden Rechnungen bleiben seine Daten erhalten.
Zu jedem Kunden können Sie mehrere Ansprechpartner erfassen – etwa die Buchhaltung und einen persönlichen Kontakt. Einen davon kennzeichnen Sie als Standardansprechpartner; er wird bei einer neuen Rechnung automatisch vorgeschlagen.
Eine Zahlungsbedingung bündelt, wie und bis wann eine Rechnung zu zahlen ist:
Eine Bedingung können Sie als Standard markieren; sie ist dann bei neuen Rechnungen voreingestellt. So müssen Sie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ nur einmal formulieren.
Im Leistungskatalog hinterlegen Sie häufig abgerechnete Leistungen und Waren als Vorlagen – mit Bezeichnung, Preis, Einheit und Steuersatz. Beim Schreiben einer Rechnung fügen Sie eine solche Vorlage mit einem Klick als neue Position ein.
Wichtig zu wissen: Eine eingefügte Vorlage wird in die Rechnung kopiert. Ändern Sie später den Katalogeintrag oder löschen ihn, bleiben bereits geschriebene Rechnungen davon unberührt – sie behalten die Werte, die zum Zeitpunkt der Rechnung galten. Umgekehrt können Sie eine in der Rechnung erfasste Position auch als neue Vorlage speichern, um sie künftig wiederzuverwenden.