Rechnungsnummern sind mehr als eine Formalität: Das Gesetz verlangt, dass sie fortlaufend und eindeutig vergeben werden. Lara-Invoices kümmert sich darum automatisch – Sie legen nur einmal das gewünschte Format fest.
Wie Ihre Rechnungsnummern aussehen, entscheiden Sie über eine Vorlage mit Platzhaltern. Die Anwendung setzt beim Erzeugen der Nummer die aktuellen Werte ein. Gebräuchliche Platzhalter sind:
| Platzhalter | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Jahr | Das vierstellige Jahr | 2026 |
| Monat | Der Monat | 07 |
| Laufende Nummer | Der fortlaufende Zähler | 001 |
Aus einer Vorlage wie „RE-Jahr-Nummer“ entsteht damit zum Beispiel RE-2026-001, RE-2026-002 und so weiter. Über die Stellenzahl legen Sie fest, mit wie vielen Nullen der Zähler aufgefüllt wird – etwa 001 statt 1.
Sie müssen keine Nummer selbst eintragen: Beim Speichern einer neuen Rechnung vergibt die Anwendung die nächste freie Nummer – zuverlässig ohne Lücken und ohne Dopplungen, auch wenn mehrere Rechnungen kurz hintereinander entstehen. Die Nummer folgt dabei immer der zeitlichen Reihenfolge, in der die Rechnungen angelegt werden.
Enthält Ihr Format das Jahr, beginnt der Zähler mit jedem neuen Jahr wieder bei 1 – so bleibt die Nummer je Jahr überschaubar. Nutzen Sie zusätzlich den Monat, setzt sich der Zähler entsprechend monatlich zurück. Ohne Monatsangabe läuft er über das ganze Jahr.
Änderungen am Nummernformat und am Zählerstand werden protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, wann das Format angepasst wurde – wichtig für eine ordnungsgemäße, lückenlose Nummernvergabe.